Riktlinjer för behandling av personuppgifter inom Södra Gnisvärds samfällighetsförening
Vem behandlar personuppgifter?
För samfällighetsförenings räkning behandlas personuppgifter av:
Lena Jacobsson
gnisvardslena(at)gmail.com
Vilka personuppgifter handhar vi?
• Namn
• Adress
• Fastighetsbeteckning
• Epostadress
• Telefonnummer
Varför handhar vi dessa uppgifter?
Fastighetsbeteckningar samt medlemmars namn och adresser är sådana uppgifter som föreningen har rätt att behandla enligt lag för att kunna utföra föreningens åtaganden. Utöver detta handhar föreningen epostadresser och telefonnummer för att på ett effektivt och snabbt sätt kunna kontakta medlemmar i olika angelägenheter och informera om viktiga händelser samt kunna skicka ut kallelser till årsmöte via e-post. Om en medlem önskar att epostadress eller telefonnummer skall tas bort ur föreningens register kan den anmäla detta till styrelsen.
Var finns uppgifterna?
Uppgifterna finns i föreningens
• Medlemsregister
• Debiteringslängd
• Röstlängd
• Register över förtroendevalda
Hur handhas uppgifterna?
I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvarar för. På föreningens hemsida finns debiteringslängden tillgänglig från kallelsetidpunkt. Denna och andra dokument, som bokslut och andra uppgifter om föreningens räkenskaper, finns tillgängliga för föreningens medlemmar på begäran.
Styrelsen ser fortlöpande till att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för internt bruk och styrelsen säkerställer att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga.
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter om medlemmarna skall sparas i medlemsregistret så länge personerna är anslutna till föreningens gemensamhetsanläggning och är medlemmar i föreningen. Debiteringslängd och röstlängd sparas i minst 10 år från dagen för stämman med hänsyn till reglerna om allmän preskription. Personuppgifter som behandlas av föreningen gällande förtroendevalda sparas så länge personen är förtroendevald.
Dessa riktlinjer är upprättade med stöd i lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter.
